開業医がスタッフを育てるには｜採用後の教育・朝礼・面談で組織をつくる方法

「良いスタッフを採用できれば、クリニック運営はうまくいく」

そう考えている若手医師の先生は、少なくないと思います。しかし、実際にクリニックを運営していると、採用はゴールではなく、あくまでスタートだと実感します。

どれだけ人柄の良いスタッフを採用できたとしても、院長の考えが伝わっていなければ、少しずつ方向がずれていきます。

スタッフ一人ひとりは、それぞれが実演を目指して、目の前の仕事をしています。ただ、クリニックとして何を大事にしているのか。患者さんにどう接してほしいのか。忙しい時に何を優先してほしいのか。

ここが共有されていないと、クリニック全体の空気が少しずつずれていくことがあります。

この記事では、開業医がスタッフを育てるために大切な、朝礼、理念共有、月1回の勉強会、面談、フィードバック、外部専門家との連携について、実際のクリニック運営の視点からお伝えします。

開業医がスタッフを育てるには｜朝礼・面談・教育で組織をつくる方法

皆さん、こんにちは。あまが台ファミリークリニック院長の細田です。

私は家庭医療専門医として、地域医療の最前線で25年、内科・小児科・皮膚科・糖尿病内科などを幅広く診療してきました。（日本糖尿病学会正会員、日本プライマリケア連合学会 家庭医療専門医、日本睡眠学会所属、日本肥満学会所属）

クリニック開業というと、どうしても物件、内装、電子カルテ、集患、資金計画、診療内容に目が行きやすいと思います。

もちろん、それらはとても大事です。ただ、実際に開業してみると、院長が本当に悩むのは、診療そのものだけではありません。

ここが本当に大事になってきます。

採用はゴールではなく、組織づくりのスタートです

良いスタッフを採用できれば、それでうまくいく。

そう考えたくなる気持ちは、私もよく分かります。しかし実際には、採用はゴールではなくスタートです。

どれだけ人柄の良いスタッフを採用できても、院長の考えが伝わっていなければ、少しずつ方向がずれていきます。
スタッフ一人ひとりは、悪気があって動いているわけではありません。

それぞれが良かれと思って、目の前の仕事をしています。

だからこそ、院長は「このクリニックでは何を大切にしているのか」「患者さんにどう接してほしいのか」「忙しい時に何を優先してほしいのか」を、繰り返し伝え続ける必要があります。

朝礼は、外来前にみんなで地図を広げる時間です

当院では、朝礼の時間を約15分とっています。

この15分を、単なる連絡事項の共有だけで終わらせるのではなく、スタッフ全員が同じ方向を向くための大切な時間として使っています。

具体的には、その日の診療体制、予約状況、検査予定、注意が必要な患者さんの情報を共有します。

こういったことを、朝の段階で確認しておきます。私は、朝礼は外来が始まる前に、みんなで地図を広げるような時間だと思っています。
目的地が同じでも、それぞれが別々の道を進んでしまうと、途中で混乱します。

クリニックも同じです。今日はどこが混みそうか。どこに注意が必要か。患者さんにどんな声かけを大切にするか。

これを朝の段階で確認しておくことで、外来が始まってからの動きがそろいやすくなります。

朝礼の中で短い勉強会も行います

当院では、朝礼の中で短い勉強会を行うこともあります。

たとえば、疾患の知識、患者さんへの説明の仕方、接遇、診療の流れ、スタッフ同士の連携、忙しい日の注意点などを短く共有します。毎日長時間の研修を行うのは現実的ではありません。

でも、朝礼の15分の中で、少しずつ学びを積み重ねることはできます。

この積み重ねが、スタッフ全体の共通言語になっていきます。

こういう小さな共有が、少しずつクリニックの文化になっていきます。

理念やミッションは、忙しい外来で迷わないための北極星です

当院では、理念やミッションを、1日1つ取り上げて、みんなで声に出して確認することもあります。

これは、きれいごとを言うためではありません。

忙しい外来の中で、クリニックが向かう方向からずれないようにするためです。

私は、理念やミッションは、忙しい外来の中で迷わないための北極星のようなものだと思っています。

目の前の業務に追われると、どうしても「早く終わらせること」だけに意識が向きやすくなります。

どれも大事です。

ただ、業務だけに集中しすぎると、「なぜこの仕事をしているのか」が見えにくくなることがあります。
私たちは、ただ患者さんを流れ作業で診ているわけではありません。

患者さんに安心してもらう。不安を少しでも減らす。地域の方に信頼してもらう。スタッフ同士も支え合いながら働く。
その方向を見失わないために、朝礼の中で理念やミッションを確認する時間を作っています。

月1回の勉強会で、学びを深める

当院では週39.5時間の勤務としており、残りの時間を活用して、月1回、土曜日午後に2時間の勉強会を行っています。

この時間は、日々の朝礼では扱いきれないテーマを、少し深く学ぶための時間です。たとえば、外部講師を招いてワークショップを行うことがあります。

接遇の勉強会をすることもあります。場合によっては、スタッフ自身が学んだことを発表してもらうこともあります。ここで大切にしているのは、院長が一方的に教えるだけではなく、スタッフ自身も学び、考え、言葉にする機会を持つことです。

人は、ただ聞いているだけでは、なかなか自分の行動に落とし込めません。でも、自分で学んだことを発表したり、他のスタッフの考えを聞いたりすると、「自分ならどうするか」「明日から何を変えるか」を考えやすくなります。

朝礼は、毎日の方向合わせ。月1回の勉強会は、少し深く学ぶ時間。

この2つを組み合わせることで、日々の業務とスタッフ教育をつなげるようにしています。

スタッフの様子がおかしいと思った時は、早めに面談する

スタッフの様子がいつもと違う。

こういう時に、見て見ぬふりをしないことが大切です。

もちろん、すぐに深刻な問題とは限りません。体調が悪いだけかもしれない。家庭の事情かもしれない。忙しさで少し疲れているだけかもしれない。

ただ、何か違和感がある時は、早めに声をかけた方がいいと思っています。ここで大事なのは、いきなり注意や指導から入らないことです。

• 最近どう？
• 何か困っていることある？
• 仕事の中で負担になっていることはない？

まずは、状態を確認する。これが大事です。面談は、叱る場ではありません。目的は、相手を責めることではなく、ずれを早めに修正することです。院長が見えている景色と、スタッフが見えている景色は違います。

だからこそ、面談では、まず相手の見えている景色を聞く。そのうえで、クリニックとして大切にしたいことを伝える。最後に、次にどう行動するかを一緒に確認する。

この順番が大切だと思っています。

フィードバックは、人格ではなく行動に対して行う

スタッフに何かを伝える時、特に気をつけたいのが、人格ではなく行動に対して伝えることです。

たとえば、「あなたは気が利かない」「あなたは協調性がない」「あなたは冷たい」という言い方をすると、相手はかなり傷つきます。

そして、防御的になります。

こちらが伝えたいことが伝わらなくなることもあります。

大切なのは、具体的な行動に落とし込むことです。

指摘は必要です。

何も言わずに放置するのは、優しさではありません。ただ、伝え方によって、相手が成長することもあれば、心を閉ざすこともあります。

院長として大事なのは、感情をぶつけることではなく、次の行動につながる伝え方をすることだと思っています。

院長一人で抱え込まず、外部の専門家にも協力してもらう

ここまで読むと、先生の中にはこう感じる方もいるかもしれません。

「そこまで院長がやる必要がありますか？」

その気持ちは、すごく分かります。
開業したら、診療だけでも忙しいです。
経営、集患、採用、スタッフ教育、患者さん対応もあります。
全部を院長が抱え込んだら、当然しんどくなります。

ですので、院長をサポートするスタッフや仕組みも必要です。
もし院内に、採用や教育、診療報酬、接遇、面談などを一緒に支えてくれる人がいなければ、外部の専門家に協力してもらうことも大事だと思います。

私自身も、すべてを一人で抱え込んでいるわけではありません。

診療報酬に詳しい外部コンサルタントの方に協力してもらっていますし、接遇やスタッフ面談の経験が豊富な外部の方にも関わってもらっています。

これは、院長が楽をするためだけではありません。クリニックをより良くするために、外からの視点を入れることが大切だと感じているからです。院長だけで見ていると、どうしても視野が狭くなることがあります。
スタッフの状況や院内の空気を、院長とは違う立場から見てもらうことで、気づけることがあります。

また、定期的な面談は、スタッフが今どんなことを感じているのか、何に困っているのかを知る大切な機会になります。
同時に、当院がこれからどこへ向かっていくのか、何を大切にしているのかを、簡潔に伝える場にもなります。

開業前に、実際の現場を見ておく意味

こうしたことは、本やブログである程度は学べます。

しかし、実際の空気感は現場で見ないと分かりにくい部分があります。

こういうことは、現場で見るとかなり具体的にイメージできます。当院では、開業を目指す若手医師の先生に向けて、開業前研修を行っています。

外来診療だけではなく、クリニック経営、集患、スタッフ採用、組織づくり、朝礼、情報共有、スタッフ教育についても、実際の現場を通して学んでいただけます。

まとめ

スタッフ採用は大事ですが、採用はゴールではありません。

大事なのは、採用した後にどう育てるかです。

ここが、クリニックの組織づくりではとても大切です。これから開業を考えている先生は、ぜひ診療だけでなく、スタッフ教育や組織づくりにも目を向けてみてください。

youtube動画でも解説しています。